Proses dan Tahapan Seleksi

Dalam proses dan tahapan seleksi digunakanteknik-teknik seleksi pegawai, yaitu menggunakan beberapa tes Anwar Prabu Mangkunegara (2002, h 35) yaitu :

a.       Tes Pengetahuan Akademik

Tes pengetahuan akademik bertujuan untuk mengetahui tingkat penguasaan materi pengetahuan akademik calon pegawai. Materi tes yang diberikan harus disesuaikan dengan bidang pendidikan dan tingkat pendidikan calon pegawai. Di samping itu pula diberikan materi tes yang berhubungan dengan bidang pekerjaan yang ditawarkan kepadanya.

b.      Tes pisikologi

Tes psikologi ini diberikan oleh ahli psikologi. Tes psikologi mengungkap kemampuan potensial dan kemampuan nyata calon pegawai. Disamping itu pula dapat di ungkap minat, bakat, motivasi, emosi, kepribadian, dan kemampuan khusus lainya yang ada pada calon pegawai. Beberapa tes psikologi yang diberikan untuk seleksi pegawai, antara lain tes bakat (aptitude test), tes kecenderungan untuk berprestasi (achievement test), tes minat bidang pekerjaan (vocational interest), tes kepribadian (personality test).

c.       Wawancara 

      Wawancara adalah pertemuan antara dua orang atau lebih secara berhadapan (face to face) dalam rangka mencapai suatu tujaun tertentu. Wawancara seleksi merupakan salah satu teknik seleksi pegawai yang dilakukan dengan cara Tanya jawab langsung untuk mengetahui data pribadi calon pegawai.

Tujuan wawancara seleksi adalah untuk mengetahui apakah calon pegawai memenuhi persyaratan kualifikasi yang lebih ditentukan perusahaan.

Proses seleksi menurut Agus Sunyoto (2008, h.48) sebagai berikut :

a.       Pemilihan Awal. Pada tahap ini dilakukan penyaringan mereka yang memenuhi syarat dan mana yang tak memenuhi syarat.

b.      Pemeriksaan Surat Lamaran. Semua pelamar yang memenuhi syarat dipertimbangkan dan memperoleh peluang yang sama untuk dipertimbangkan.

c.       Ujian-ujian saringan : performance/achievement test, intellegence test, aptitude test, interest test, personality test. Perlu diperhatikan tingkat kesahihan (validity), dan tingkat kepercayaan (realibility).

d.      Pengecekan narasumber atau references (rujukan) atau surat-surat rekomendasi, memo, dan lain-lain.

e.       Wawancara. Cara ini digunakan setelah calon pegawai melalui tahapan penyaringan rekrutmen sebelumnya seperti screening, mempelajari surat-surat permohonan, penyelenggaraan testing, pengecekan referensi, fisik, medis dan sebagainya.

Menurut Veithzal Rivai (2008, h 161), proses seleksi adalah langkah-langkah yang harus dilalui oleh para pelamar sampai akhirnya memperoleh keputusan ia diterima atau ditolak sebagai karyawan baru. Proses ini berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Proses tersebut pada umumnya meliputi evaluasi persyaratan, testing, wawancara, ujian fisik. Dalam proses seleksi itu dipakai berbagai macam jenis dalam mengevaluasi persyaratan dan terutama untuk testing. Ada dua konsep penting yang harus diperhatikan untuk peralatan seleksi ini, realiabilitas dan validitas. Reliabilitas (dapat dipercaya) berhubungan dengan konsistensi pengukuran yang digunakan sepanjang waktu; dan juga pertimbangan ukuran berapa banyak kesalahan yang terlihat dalam pengukuran pada waktu wawancara misalnya karena terlalu membandingkan dengan kandidat lainnya yang sangat superior, tekanan waktu atau terpesona pada kempamuan pelamar menciptakan impresi manajemen yang positif tetapi pada akhirnyatidak sesuai dengan kenyataan dalam pelaksanaan pekerjaan. Yang dimaksud dengan validitas adalah sektor yang diberikan pada waktu tes atau wawancara sesuai dengan kinerja pekerjaan yang nyata. Hasil tes seseorang karyawan dikatakan valid, bila sekornya tinggi dan kenyataan di lapangan memang sesuai. Metode  seleksi mungkin saja dapat dipercaya tetapi tidak valid, namun metode seleksi yang tidak dapat dipercaya tentu saja tidak akan valid.

Beberapa instrumen yang dapat digunakan dalam seleksi, yaitu:

a.       Surat-surat rekomendasi

Pada umumnya surat-surat rekomendasi tidak berkaitan dengan kinerja pekerjaan karena semuanya mengandung pujian positif. Yang perlu diperhatikan bagaimana isi rekomendasi yang terutama tentang sifat-sifat orang yang direkomendasikan sebagai bahan pertimbangan evaluasi.

b.   Format (borang) lamaran

Pada tahap ini perlu format buku formulir lamaran untuk mempermudah penyeleksi mendapatkan informasi/ data ya lengkap dari calon karyawan. Banyak perusahaan menggunakan format (borang)lamaran sebagai alat screening untuk menentukan apakah pelamar memenuhi spesifikasi pekerjaan yang minimal. Borang itu secara khusus menerima informasi tentang pekerjaan yang pernah dialami pelamar dan status pekerjaan yang sekarang, contoh: format bio data sebagai salah satu dari format tersebut.

c.   Tes Kemampuan (Test Kemampuan Akademik =TPA)

Tes kemampuan adalah alat-alat yang menilai kesesuaian antara para pelamar dengan syarat-syarat pekerjaan. Pada tahap ini dilakukan penilaian terhadap para pelamar dengan syarat yang telah ditetapkan. Tes ini ditujukan untjk mendapat tenaga kerja yang sesuai dengan harapan perusahaan. Tes ini untuk mengukur tingkat kecerdasan (intelegence test), kecekatan, kepribadian (personality test), minat (interest test), bakat (aptitude test), prestasi (achievement test) dan lain-lain.

d.   Tes Potensi Akademik (ability test)

Beraneka macam tes mengukur sejauh mana kemampuan pelamar mulai dari kemampuan verbal dan keterampilan kualitatif sampai pada kecepatan prestasi. Cognitive ability test mengukur kemempuan potensi pelamar yang pada area tertentu, misalnya matematika, intelegensia. Hal ini merupakan predicator yang sah dari kinerja pekerjaan yang mempunyai skor tinggi. Dalam cognitive test diramalkanpelamar akan belajar lebih banyak dan lebih cepat serta dapat beradaptasi secara cepat terhadap perubahan keadaan.

e.   Tes Kepribadian (personality test)

Tes kepribadian menaksir sifat-sifat (traits), karakteristik pekerja yang cenderung konsisten dan bertahan lama. Tes ini paling banyak digunakan untuk membuat keputusan seleksi karyawan sekitar tahun 1940-an dan 1950-an, tetapi saat ini jarang digunakan untuk meramalkan prilaku yang berkaitan dengan pekerjaan karena diragukan reliability dan validity-nya. Tes ini sering dipersoalkan karena sifat-sifat adalah sebjektif dan tidak dapat dipercaya serta tidak berkaitan langsung dengan kinerja pekerjaan. Alasan utama kurangnya dukungan pada jenis tes ini, karena tidak ada kesepakatan umum terhadap ukuran sifat-sifat. Banyak sifat-sifat dapat diukur dengan berbagai cara dan kurangnya konsistensi juga akan menimbulkan masalah dengan realibility dan validaty-nya. Namun hasil penelitian mutahir terhadap ukuran kepribadian telah menunjukan bahwa kepribadian sesungguhnya cukup pantas untuk diukur dan direkapitulasi terdiri lima dimensi.

Kelima faktor tersebut sekarang ini secara luas diterima dalam bidang psikologi kepribadian yaitu:

Extroversion : tingkat seseorang dapat berbicara, bersosialisasi aktif dan bergairah.

Agreableness : tingkatan seseorang dapat dipercaya, ramah, harga, murah hati, toleransi, jujur, dapat bekerja sama dan fleksibel

Conscientiousness : tingkatan seseorang dapat diandalkan, diorganisasikan, mudah menyesuaikan diri san tekun pada tugas.

Emotional stability : tingkatan seseorang kokoh, tenang, mandiri dan otonomi.

Openess to experience : tingkatan seseorang itu dapat menjadi intelektual filosof, penuh pengertian, kreatif, arstistik dan keingintahuan.

a.       Tes Psikologi

Para pengusaha corporate, pengusaha retail, perdagangan eceran, perbankan dan perusahaan jasa lainnya sejak lama menggunakan tes psikologi. Tes ini dilakukan di atas kertas dan pensil untuk membuat para pelamar yang tak berguna dan dianggap sering mencuri dalam pekerjaan. Namun pada saat ini banyak tes psikologi yang dirancang untuk menganalisis apakah para pelamar mempunyai etika kerja yang baik, dapat dimotivasi, atau sebaliknya dapat didikalahkan oleh tantangan-tantangan pekerjaan. Oleh karena itu, melalui tes psikologi merupakan alat untuk mengukur kepribadian atau temperamen, kemampuan logika dan pertimbangan, pendapat dan kreativitas serta komponen-komponen keperibadian leinnya.

b.      Wawancara

Wawancara sebagai suatu pertemuan dari individu yang berhadap-hadapan satu dengan lainnya. Wawancara mempunyai tujuan yang khusus dan diselenggarakan dengan kesadaran untuk itu. Berdasarkan pengertian di atas maka suatu wawancara baru terjadi apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: Mengharuskan adanya pertemuan pribadi (haus bisa saling melihat, saling mendengar suara masing-masing, saling memahami bahasa yang dipergunakan) dan mengandung suatu sifat formal (dengan pengertian bahwa pertemuan tersebut diadakan dengan suatu tujuan tertentu).

Proses seleksi merupakan rangkaian tahap-tahap khusus yang digunakan untuk memutuskan pelamar mana yang aka diterima. Proses tersebut dimulai ketika pelamar melamar kerja dan diakhiri dengan keputusan penerimaan. Meskipun penerimaan akhir dilakukan oleh departemen SDM sebagai hasil dari evaluasi para pelamar mengenai kesesuaian potensi mereka melalui penggunaan prosedur-prosedur yang valid.

Seleksi merupakan pelaksanaan fungsi SDM di banyak departemen SDM. Dalam perusahaan yang besar fungsi SDM diserahkan langsung tanggung jawabnya pada departemen SDM. Dalam perusahaa yang lebih kecil manajer SDM menangani tugas-tugas departemen SDM. Departemen SDM seringkali dijadika sebagai alasan pokok dalam keberadaan departemen itu karena proses seleksi memiliki sifat netral pada fungsi SDM. Seleksi yang tidak tepat menjadikan departemen gagal mencapai sasaran yang diinginkan. Oleh sebab itu, tak berlebihan bila dikatakan bahwa seleksi sifatnya sentral pada keberhasilannya departemen SDM dan perusahaan. Suatu perusahaan tidak mungkin akan maju dan berkembang tanpa memiliki SDM bagus yang bekerja di dalamnya. Proses seleksi merupakan proses pengambilan keputusan bagi calon pelamar untuk diterima atau ditolak. Banyak pertimbangan yang diperlukan untuk memilih orang yang tepat. Pedoman pokok dalam mengadakan seleksi ialah spesifikasi jabatan, karena dari situlah diketahui kualitas SDM yang dibutuhkan.

Dalam praktek seleksi terdapat sejumlah alat/metode seleksi yang digunakan, yang sebetulnya telah disinggung di atas, yang penggunaan dan tahapan pelaksanaannya oleh perusahaan dapat berbeda-beda.

a. Penerimaan Pendahuluan (Prelimentary Reception)

Merupakan penerimaan pendahuluan di mana calon diterima mendatangi perusahaan. Tahap ini berfungsi bagi masing-masing pihak, yaitu pelamar dan perusahaan, untuk saling melengkapi informsi mengenai masing-masing yang dilakukan melalui wawancara. Pelamar dapat mengetahui lebih jauh apakah perusahaan yang dia lamar merupakan pilihannya, dan perusahaan dapat melengkapi informasi mengenai si pelamar. Fungsi lainya bagi perusahaan adalah sebagai proses penyaringan calon-calon yang tidak sesuai dengan perusahaan. Bagi pelamar, dengan diperolehnya informasi tambahan mengenai perusahaan, dapat melihat prospek kerjanya dan menentukan apakah perusahaan tersebut merupakan pilihannya. Kalau dia merasakan bahwa perusahaan tersebut menjadi pilihannya, mungkin seleksi selanjutnya akan diikuti sehingga sebagaimana disinggung di atas, tahap ini merupakan proses seleksi juga bagi pelamar untuk perusahaan tersebut.

b.  Ujian Penerimaan (Employement Test)

Tes ujian merupakan salah satu teknik yang luas di gunakan dalam proses pelaksanaan seleksi. Tes ini dapat berupa tes tertulis atau tes praktek/simulasi. Tes tertulis adalah tes yang dilakukan dengan cara calon diminta mendemonstrasikan tindakan atau prilaku tertentu sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan, misalnya tes matematika untuk calon pegawai pembukuan, dan tes mengetik untuk pegawai administrasi.

Jenis-jenis tes lainnya menurut M.T.E. Hariandja yang dilakukan untuk menentukan calon pegawai sesuai dengan persyaratan kerja, apakah tertulis atau praktek, sangat tergantung pada persyataran kerja. setiap pekerjaan pasti memiliki persyaratan kerja yang berbeda, sehingga tes yang dilakukan tes yang dilakukan, apakah tertulis atau tudak, sukar menentukannya. Lebih lanjut secara umunn terdapat sejumlah tes yang dapat dilakukan oleh beberapa perusahaan terhadap pekerjaan yang berbeda-beda, yaitu:

a.   Psychological Test

Tes ini mengetahui kepribadian atau tempramen seseorang. Ini juga sering disebut dengan tes kepribadian. Tes ini dapat dilakukan secara tertulis melalui alat tes yang mudah dikembangkan oleh para ahli. Demikian juga dengan tes praktek seperti melalui apa yang disebut dengan Tematic Apprecation Test, yaitu dengan cara menunjukan sebuah situasi dalam gambar yang menggambarkan sejumlah orang sedang berbincang-bincang. Kemudian dinyatakan persepsi calon karyawan tentang peristiwa tersebut dengan beberapa kemungkinan jawaban seperti sekelompok orang yang sedang berdiskusi untuk memecahkan masalah, sekelompok orang sedang berdiskusi, dan seorang atasan sedang mengintruksikan sesuatu kepada bawahannya. Perbedaan jawaban akan ditemukan dan jawaban tesebut mengindikasikan jenis kepribadiannya.

b.   Knowledge test

Tes ini untuk mengetahui pengetahuan seseorang, misalnya pengetahuan mengenai ilmu tertentu. Tes ini umumnya tertulis, tetapi untuk pengetahuan tertentu mungkin dapat dengan praktek seperti pengetahuan mengenai bahasa tertentu.

c.   Performance Test

Sering pula disebut dengan attainment test. Tes ini untuk mengetaui skill dan kemampuan pegawai pada saat ini. Tes ini dapat dilakukan dengan tes tertulis atau praktek.

d.   Aptitude Test

Tes ini dapat mengetahui potensi seseorang, untuk ditempatkan dalam pekerjaan tertentu atau untuk dikembangkan.

d.      Intelligence Test

Tes ini untuk mengetahui kemampuan mental seseorang secara umum.

e.       Medical Test

      Tes ini untuk mengetahui kesehatan umum seorang calon, apakah mendukung atau tidak dalam pelaksanaan pekerjaan.

f.       Wawancara

Tes wawancara adalah tes yang paling banyak dilakukan oleh perusahaan, bahkan lebih sering dilakukan dibandingkan dengan tes tertulis, sehingga sangat jarang ditemukan sebuah perusahaan yang tidak menggunakan wawancara sebagai alat tes. Selanjutnya, hasil penelitian menunjukan bahwa 90% perusahaan menggunakan wawancara sebagai alat seleksi utama.

g.      Penjelasan Pekerjaan Secara Realistis (Realistic Job Preview)

Merupakan usaha memberikan gambaran atau penjelasan mengenai realitas pekerjaan. Hal ini diperlukan sebab ketika seorang pelamar memasuki organisasi, pelamar tersebut akan memperoleh kesan tentang berbagai hal yang positif atau negatif mengenai organisasi, misalnya akan mendapatkan gaji yang sangat besar, pekerjaan yang menyenangkan, jam kerja yang ringan, beban kerja yang tidak berat, dan lain-lain.